Google Workspace 기본 기능 알아보기

Google Workspace는 통합형 협업 플랫폼으로 중요 업무 도구를 한곳에 모아 출시한 것이 특징이다. Google Workspace는 14개의 핵심 서비스인 Gmail 캘린더 채팅 화상 회의 Keep 드라이브와 문서 사이트 도구 작업 Currents Cloud Search 그룹스 잼보드 Google Vault Work Insights 등으로 구성되어 있다. 14가지의 서비스 중에서 협업에 가장 많이 활용할 수 있는 핵심 도구를 골라 Gmail 안에서 쉽게 사용할 수 있도록 통합했다.

1. Google Workspace Gmail에서 실행하기

실시간 채팅을 사용하여 일대일 대화를 나누거나 목적에 맞는 사용자들과 동시에 채팅을 할 수 있다. 또한 온라인 화상 회의를 예약할 수 있고 이미 초대된 회의에 참석할 수 있다. 이 모든 것이 Gmail 안에서 이루어진다. 채팅에서 대화한 메시지는 Gmail 받은 편지함으로 전달할 수 있다. 채팅 기록이 사용 중지된 경우에도 이메일로 채팅 메시지를 기록할 수 있다. 채팅방에서 공유한 파일을 관리할 수 있는데 공유한 파일 목록을 확인하고 목록의 파일을 구글 드라이브에 추가도 가능하다. 통합 Gmail 환경에서는 할 일 관리 기능을 통해 계획대로 진행하고 일정의 우선순위를 정할 수 있도록 도와준다.

2. Google Workspace 스마트 캔버스

Google Workspace는 문서 스프레드시트 프레젠테이션 안에서 다른 문서 링크된 내용에 커서를 옮기면 별도의 창을 열지 않도고 링크된 문서를 미리 볼 수 있다. 구글 문서 특징 중 하나는 공동으로 문서를 편집할 수 있는 것인데 공동 편집을 위해 공유 버튼을 클릭하고 공유자를 지정한다. Google Workspace에 새롭게 추가된 기능으로 문서 스프레드시트 프레젠테이션에서 @멘션으로 특정 사용자를 지정하면 자동으로 해당 사용자가 표시된다. 공동으로 문서를 공유하여 작업할 때 공유를 위한 접근 권한을 부여하고 공유가 이루어진다.

3. Google Workspace 기업용 Gmail

Google Workspace에서는 Gmail 안에 통합된 업무 도구가 제공되면서 업무 효율을 높일 수 있는 기능이 추가되었다. 구글은 업무의 효율성을 높이고자 인공지능 기술 적용에 많은 노력을 들였는데 특히나 Gmail은 생산성 향상을 위해 인공지능 기술을 가장 많이 적용한 서비스이다. 하루에도 수십 통의 메일을 주고받는 이용자들이 많다. 이러한 메일 중에는 중요한 메일도 있고 스팸 메일도 있어 많은 시간을 들여 메일을 일일이 확인하며 업무 시간 대부분을 소모한다. Gmail에서는 중요한 메일만 자동으로 분류하고 효율적으로 처리할 수 있다.

4. Google Workspace 일정 생성하고 회의하기

채팅방에서 새 문서 만들기 아이콘을 클릭하면 문서 스프레드시트 프레젠테이션을 직접 생성할 수 있다. 미팅 일정을 정하거나 화상 회의 약속을 정해야 하는 경우 캘린더 앱을 열고 일정을 생성한 후 일일이 초대할 필요 없이 새 대화 목록에서 달력 아이콘을 터치하여 일정을 만들 수 있다. 또한 문서 스프레드시트 프레젠테이션에서 화상 회의도 가능하다. 문서에서 공유하여 작업 시 메인 화면을 벗어나지 않고도 화면 위에서 화상 회의 창을 열어놓고 실시간으로 작업을 할 수 있다.

5. Google Workspace Gmail 사이드바

Google Workspace는 Gmail을 활용하여 업무에 효율성을 높일 수 있는 다양한 도구들을 지원한다. Gmail 통합 메뉴 안에는 채팅 채팅방 화상 회의 캘린더 Keep 할 일 등이 한곳에 모아져있고 사이드바에는 연락처도 추가되어 있다. 연락처에서는 내 연락처 목록을 쉽게 검색할 수 있고 Gmail로 수신한 이메일 중 대화형으로 여러 번 주고받은 이메일은 누구와 오고 갔는지 목록으로 쉽게 확인할 수 있다.