Gmail 편지 보내기의 다양한 기능

Google Workspace의 Gmail은 메일을 보내는 여러 가지 기능이 있다. 대부분의 사용자들은 간단하게 메일 보내는 방법만을 생각하고 사용한다. Gmail에서는 동보 메일 보내기 다른 계정으로 보내기 응답메시지 등 편지 보내는 다양한 방법을 알아보고 나에게 맞는 편리한 맞춤형 편지 보내기 방법을 찾아보자.

1. Gmail 동보 메일 보내기

Gmail에서 동보 메일 또는 배포 리스트를 만들어 동시에 보내는 방법이 있다. 내 연락처에서 받는 사람 목록을 만들어 라벨을 부여할 수 있다. 자주 메일을 보내는 그룹이 있다면 연락처에서 받는 사람 목록을 만들고 적절한 라벨을 부여한 뒤 이 라벨을 사용하여 동보 메일을 보낼 수 있다. 편지 쓰기에서 받는 사람을 클릭하면 연락처 선택 대화 상자가 표시된다. 메일 배포 대상자를 선택 후 그룹에 맞는 라벨을 만든다. 라벨을 만든 뒤에는 편지 쓰기에서 라벨 이름만 입력해도 자동으로 등록된 모두에게 메일이 전달된다.

2. Gmail 다른 계정으로 이메일 보내기

개인용 Gmail 또는 Google workspace 사용자는 이메일 전송 시 주로 사용하는 계정 이외에 다른 계정으로 보낼 수 있다. 이 기능을 활용하면 Gmail에서 여러 개의 계정을 관리할 수 있다. 로그인 되어있는 계정은 개인 계정이지만 보낸 사람의 주소는 회사 계정으로 지정을 할 수 있다는 것이다. 지정할 주소는 환경 설정의 계정 탭에서 다른 주소에서 메일 보내기 항목에 미리 등록해두면 된다. 구글에서 호스팅 하는 주소를 추가할 때 메일이 스팸으로 표시되는 것을 방지하고자 보낸 사람 입력란에 원래 주소가 포함된다.

3. Gmail 보내기 취소

메일을 전송하고 내용을 수정해야 하거나 중요 메일을 한 번 더 확인하고자 할 때에는 보내기 취소 기능을 사용하면 된다. 메일을 전송한 후 취소할 수 있는 시간은 환경 설정 기본 설정 탭의 보내기 취소 항목에서 최대 30초까지 설정할 수 있다. 설정 후에 이메일을 전송하게 되면 화면 오른쪽 아래에 메일을 보냈습니다 실행 취소 메일 보기 창이 표시되며 실행 취소 메뉴는 설정한 전송 취소 가능한 시간만큼 나타난다. 이 시간이 지나면 자동으로 전송된다. Gmail을 실행 중인 브라우저를 새로 고침 하면 남아 있는 시간과 상관없이 전송되니 이점을 유의하기 바란다.

4. Gmail 자동 응답 메시지 보내기

Gmail에서 제공하는 고급 기능 중 템플릿 기능과 필터 설정에서 템플릿 보내기 기능을 활용하는 방법이다. 환경 설정 고급 탭에서 템플릿 항목을 사용으로 설정한다. 템플릿을 만들고 저장한다. 템플릿 기능을 이용하여 자동 응답 메시지를 미리 만들어 템플릿으로 저장한다. 설정에서 필터 및 차단된 주소 탭에서 새 필터 만들기 버튼을 클릭한다. 메일 및 채팅 검색 대화 상자에서 필터 조건을 입력하고 필터 만들기 버튼을 클릭한다. 이 방법은 보낸 사람을 지정하여 해당 주소에서 메일을 수신하면 자동 응답 메시지를 보낸다. 템플릿 보내기를 선택하고 자동 응답에서 사용할 메일 템플릿을 선택한다. 이 방법을 사용하면 다양한 조건에 따라 자동 응답 메시지를 만들고 보낼 수 있다.

5. Gmail 템플릿 활용하기

메일을 보낼 때 똑같은 내용을 반복해서 작성해야 할 때가 있다. 메일을 보낼 때마다 작성하거나 다른 문서에서 복사하여 붙여넣기 작업은 업무 효율을 떨어트린다. Gmail에서는 반복적으로 같은 내용을 보낼 때 사용할 미리 준비한 답변을 만들어 놓을 수 있다. 메일 본문에 반복해 사용하는 내용이 있다면 템플릿 기능을 이용해 보자. 본문 내용과 제목을 등록하고 필요할 때 선택하여 반복 사용할 수 있다. 설정을 누른 다음 설정 보기 고급 탭에서 템플릿 항목을 사용 설정한다. 메일을 작성할 때 템플릿을 사용하려면 새 메일 창 오른쪽 아래의 옵션 더 보기를 클릭하고 템플릿 메뉴를 선택하여 템플릿을 새로 만들거나 사용할 템플릿을 선택한다.