Gmail 편지함에 대한 이해하기

Gmail을 효율적으로 사용하려면 받은 편지함 전체 보관함 보낸 편지함 별표 편지함 중요 편지함 임시 보관함의 개념과 자유롭게 만들 수 있는 라벨 개념을 이해해야 한다. Gmail이 제공하는 편지함은 시스템 라벨이라고도 한다. 시스템 라벨에는 받은 편지함 보낸 편지함 별표 편지함 중요 편지함 임시 보관함 등이 있다. 시스템 라벨은 사용자 라벨과는 다르게 마음대로 라벨을 추가하거나 삭제할 수는 없으나 설정에서 숨기기는 할 수 있다. Gmail 편지함에 대하여 알아보자.

1. Gmail 전체 보관함

Gmail 중 가장 중요한 편지함은 전체 보관함이다. 수신되는 모든 메일과 전송되는 이메일의 원본은 전체 보관함에만 저장된다. 다른 이메일 시스템과 다르게 메일 사본 만들기 폴더 생성 후 폴더에 메일 저장하기 등의 기능은 제공하지 않는다. 모든 메일의 원본은 전체 보관함에 있다. 찾고자 하는 메일이 전체 보관함에 없다면 이미 삭제했거나 수신한 적 없는 메일이다.

2. Gmail 받은 편지함

Gmail 사용자가 가장 많이 혼동하는 것 중 하나가 받은 편지함이다. 대부분의 사용자는 메일을 수신하면 받은 편지함에 저장되는 것으로 착각한다. 받은 편지함은 일종의 라벨로 Gmail이 기본으로 제공하는 시스템 라벨이다. 수신한 모든 메일에는 받은 편지함 라벨이 자동으로 붙는다. 받은 편지함의 의미는 전체 보관함에 저장된 메일 중에서 받은 편지함 라벨이 붙은 메일만 검색한다는 것이다. 전체 보관함에 저장된 메일을 확인해 보면 받은 편지함 라벨이 붙어 있는 것을 확인할 수 있다.

3. Gmail 사용자 라벨

사용자 라벨은 사용자가 자유롭게 생성하거나 삭제할 수 있다. 사용자 라벨은 포스트잇과 같은 역할을 한다. 메일을 분류하거나 쉽게 정리하고자 색깔별로 포스트잇을 붙이는 것과 같다. 예를 들어 중요한 메일은 중요 메일이라는 라벨을 생성하고 수신한 메일이 중요 메일이면 해당 메일에 중요 메일 라벨을 붙일 수 있다.

 

라벨을 붙이는 방법은 두 가지다. 첫 번째로 받은 편지함에서 붙이는 방법인데 왼쪽 아래의 새 라벨 만들기를 클릭하고 원하는 라벨을 입력한다. 옮길 메일에서 라벨 아이콘을 클릭하고 원하는 라벨을 선택한다. 두 번째로는 받은 편지함 라벨을 제거하고 사용자 라벨을 붙이는 방법이다. 이 방법은 메일을 전체 보관함에 보관 처리하면서 사용자 라벨만 붙이는 것이다.

4. Gmail 자동 분류

Gmail은 머신러닝을 적용한 자동 분류 기능이 있다. 사용자가 수신하는 메일과 답장을 보내는 패턴을 학습하여 중요한 메일인지 자동으로 분류한다. 자동 분류 기능을 사용하면 업무 효율을 높일 수 있다. 머신러닝에 학습된 자동 분류기는 중요한 메일을 자동으로 분류한다. 사용자는 자동 분류함에 쌓인 메일을 우선 처리함으로 메일 업무 처리 시간을 줄일 수 있다. 또한 자동 분류 기능이 설정되어 있다면 스마트폰 앱에서도 분류한 메일만 알려준다.

5. Gmail 스마트 답장

사용자는 매일 수십 통의 메일을 업무 중에 처리한다. 이중 모바일 Gmail에서 스마트 답장 기능으로 답장을 보내기도 한다. 스마트 답장은 수신된 메일의 본문 내용을 머신러닝으로 자동 분석하여 적절한 문구 3개를 자동으로 만들어 준다. 답장 문구는 간단하게 입력하는 경우가 많다. 스마트폰 사용 시 수신된 메일에 답장을 작성하는 작업은 간단한 일이 아니다. 그러나 스마트 답장 기능을 사용하여 추천하는 문구를 이용하면 쉽고 빠르게 답장을 보낼 수 있다.