구글 드라이브 메타 데이터 라벨 활용하는 방법

구글 드라이브에는 구글이 개발한 강력한 검색 기능이 있다. 구글 문서뿐만 아니라 MS 오피스 문서 PDF 이미지 HWP 문서 등 각종 문서나 파일 내용을 검색할 수 있다는 것이 특징이다. 구글 드라이브 메타 데이터 라벨을 사용하면 회사나 학교에서 일관된 방식으로 드라이브의 파일과 폴더에 맞춤 라벨과 속성을 추가할 수 있다.

1. 조직의 라벨 생성

메타 데이터 관리 권한이 있는 관리자라면 전체 조직 또는 공유 드라이브에 대한 라벨을 만들 수 있다. 최종 사용자는 공유 드라이브용 라벨을 만들 수 있으므로 편집기를 사용하여 생성할 수 있다. 관리자가 이름을 부여한 후 가시성을 공유 드라이브 또는 모든 파일과 위치로 설정하는 옵션이 표시된다.

 

사용자가 라벨을 만들면 공개 설정은 항상 공유 드라이브로 설정된다. 공개 설정은 보는 사람을 결정한다. 공유 드라이브 관리자가 공유 드라이브의 라벨을 선택하면 조직의 모든 게시된 것을 확인할 수 있다. 공유 드라이브 사용자가 파일에 적용하면 공유 드라이브 관리자가 생성하거나 선택한 공유 드라이브만 표시된다. 또한 모든 파일 및 위치가 표시되고 사용자가 내 드라이브의 파일에 적용하면 관리자가 만든 모든 파일 및 위치에 표시된다.

2. 계약서 라벨 관리하기

계약서 관리 라벨을 생성할 수 있다. 계약서 관리는 유형 회사 상태 만기일 속성을 가질 수 있다. 각 속성에 데이터 유형인 숫자 날짜 사람 텍스트 또는 선택을 지정한다. 유형이 선택일 때 가능한 값을 정의한다. 계약서의 상태 속성은 초안 서명 대기 중 거부됨이나 서명됨 또는 만료 중 하나일수 있다.

3. 견적서 라벨 관리하기

견적서 라벨을 만들 수 있다. 견적서는 제품명 가격 업체명 견적 날짜 등의 속성을 가질 수 있다. 구글 드라이브에서 견적서를 작성하고 배포 후 관리를 위해 견적서를 생성하고 제품명 가격 업체명 견적 날짜 등 다양한 속성을 갖도록 할 수 있다. 또한 드라이브에서 견적서 검색 시 견적서를 선택한 후 해당 속성값별로 검색도 가능하다.

4. 결재 문서 관리 라벨 관리하기

구글 드라이브에서 제공하는 전자결제 서비스와 연계하여 결재 문서 관리 라벨을 만들 수 있다. 결재 문서 관리 속성에는 상신자 진행 상태 초안 진행 중 결재 완료 등이 있을 수 있다. 결재를 요청한 문서가 결재 진행 중일 경우는 해당 결재 문서 관리 항목에서 상신자 진행 상태를 입력한다. 결재 완료된 경우는 진행 상태 속성을 갖도록 한다. 결재 문서 관리자는 상신자 이름 또는 결재 진행 상태 속성으로 문서를 검색할 수 있다.

5. 구글 드라이브에서 라벨을 사용하기 위한 설정

조직의 모든 사람을 대상으로 일반적인 파일을 라벨별로 분류할 수 있다. 관리자는 모든 사용자가 자신의 파일에 적용할 수 있는 라벨을 만들 수 있다. 팀에 관련 라벨을 정의하고 범위 지정 관리자나 사용자는 공유 드라이브에서만 사용할 라벨을 만들 수 있다. 공유 드라이브 관리자는 공유 드라이브 멤버가 선택할 수 있는 라벨을 지정할 수 있다.  지정하면 해당 입력란이 표시되고 해당 입력값을 입력하여 관리한다. 조직의 사용자는 입력란을 이용해 콘텐츠를 찾을 수 있다.