온라인 웨비나 활용하여 세미나 참석하기

비대면으로 양방향 온라인 수업을 하고 내부 직원 대상의 교육이나 외부 잠재 고객 대상으로 비대면 방식의 온라인으로 세미나를 해야 하는 경우가 많다. 일반적으로 온라인으로 세미나를 진행하는 것을 웨비나라 한다. 웨비나는 웹과 세미나의 합성어로 인터넷을 통해 세미나 회의 실시 간 정보 교환 쌍방향 프레젠테이션을 하는 것을 의미한다. Google Workspace는 양방향 온라인 수업이나 온라인 웨비나에 매우 적합한 플랫폼을 제공한다.

1. 웨비나 참가 신청서 만들기

웨비나를 진행하려면 참석자를 모으고 온라인으로 참가 신청을 위한 작업이 필요하다. 온라인 참가 신청서는 구글 설문지를 이용하여 작성한다. 참가자가 온라인 신청서를 작성하면 접수 확인 이메일 또는 추후 안내 이메일을 보내야 한다. 스프레드시트의 부가 기능 모듈을 활용하면 자동 응답 이메일을 보낼 수 있다. 템플릿 갤러리에서 설문 템플릿을 선택한다. 설문지 템플릿을 수정하고 편집한다. 설문지 배포에 필요한 내용을 설정한다. 설문지 응답 시트를 만든다. 응답 데이터 저장용 스프레드시트가 만들어지는 것을 확인할 수 있다.

2. 웨비나 참가 신청서 배포하기

웨비나 참가 신청서를 배포하는 방법에는 두 가지가 있다. 첫 번째로 이메일 본문 내용에 설문지를 포함하여 배포하는 방법이다. 이메일로 설문지를 받으면 이메일 본문에서 바로 설문에 응답할 수 있다. 두 번째로 설문지 단축 URL을 배포하는 방법이다. 설문지 보내기에서 단축 URL 만들기로 링크를 만든 후 해당 링크를 이메일로 보내거나 홈페이지 또는 SNS를 통해서 배포할 수 있다.

3. 웨비나 캘린더 일정 만들기

구글 Meet로 온라인 웨비나를 진행하려면 캘린더 이벤트를 만든 후 참석자를 초대하는 방법이 있다. 온라인 참가 신청서를 통해 접수를 하고 스프레드시트로 이메일 주소를 자동으로 수집할 수 있다. 수집한 이메일 주소를 이용하여 구글 캘린더 이벤트를 생성하여 초대하면 된다.

4. 웨비나 참가 신청자에게 초대장 보내기

웨비나 참가 신청서로 수집한 데이터는 설문에 연결된 스프레드시트에 자동으로 저장된다. 수집한 이메일을 복사하여 캘린더 이벤트의 참석자에 붙여 넣으면 된다. 참석자가 캘린더를 통해 다른 참석자의 명단을 볼 수 있기 때문에 참석자 명단 보기 등의 권한은 허용하지 않는 것이 좋다. 캘린더 이벤트를 통해 초대되면 초대받은 사람은 이메일로 다음과 같은 메시지를 받는다. 참석할 의사가 있으면 해당 이메일 메시지에서 예를 클릭하면 내 캘린더에 이벤트 일정이 잡히고 주최자 캘린더에는 참석자로 표시된다.

5. 웨비나 온라인으로 참석하기

온라인 웨비나에 초대된 참석자는 캘린더 이벤트로 초대 메시지를 받고 참석 의사를 확인하면 내 캘린더 일정에 등록된다. 캘린더 일정에 맞추어 Google Meet으로 참여 버튼을 클릭하면 바로 온라인 웨비나에 참석할 수 있다. 캘린더 이벤트로 초대되어 웨비나에 참여할 경우 시작 10분 전에 접속하면 바로 웨비나에 접속할 수 있다. 시작 10분 이후라면 주최자가 참여를 허락해야 참여할 수 있다.