Google Workspace의 파일 공유 관리

Google Workspace는 효율적인 커뮤니케이션 방법과 파일 문서의 공유와 관리 방법을 제공한다. 특히 업무 중 발생하는 각종 문서나 파일을 다른 설루션보다 더 효율적으로 관리하는 방법이 있다. 업무 중에는 문서나 파일에 대한 공유를 해야 하는 상황이 많이 발생한다. 공유하는 파일이나 문서를 효율적으로 관리하는 것은 업무의 생산성과도 직결된다. Google Workspace에서 업무의 형태에 따른 다양한 파일 공유 방법을 알아보자.

1. Gmail로 파일 공유하기

일반적으로 업무 중에는 문서나 파일을 내부 외부인에게 이메일로 파일을 보내는 방법을 많이 사용한다. 이메일로 첨부 파일을 보내는 방법의 가장 큰 문제점은 첨부 파일 크기 제한이 있다는 것이다. 또한 첨부 파일을 보낸 메일은 수신자의 저장 공간도 차지를 한다.

 

Gmail은 이러한 첨부 파일 전송 방법에 대한 문제점을 극복하는 가장 좋은 방법은 첨부 파일 공유 대신 구글 드라이브를 통한 링크 방식으로 전송하는 것이다. 링크로 전송할 경우는 대용량 파일을 보낼 수 있다. 수정 사항이 생겼을 때에도 재전송 없이 원본 파일만 업데이트하면 최신 버전으로 유지되는 장점이 있다. 따라서 Gmail을 통해 파일 공유를 해야 할 경우에는 구글 드라이브 링크 방식으로 전송하는 것이 좋다.

2. 채팅방에서 파일 공유하기

업무 중 가장 효율적인 파일 공유 방법의 하나는 그룹별 채팅방을 만드는 것이다. 멤버를 초대하여 공동으로 문서 편집 작업을 하거나 파일을 공유하는 것이다. 채팅방에서 모든 대화와 공유한 파일은 자동으로 기록되고 관리된다. 채팅방에서 파일 공유는 멤버를 일일이 지정할 필요 없이 채팅방 안에서 이루어지고 멤버의 할 일을 관리할 수 있다. 공유한 파일이나 문서를 찾기 위해 Gmail을 검색하거나 드라이브에 접속할 필요가 없다. 업무 중 공유한 문서나 파일을 채팅방 안에서 모두 관리할 수 있다는 것은 아주 큰 장점이다.

3. 구글 드라이브에서 파일 공유하기

내 드라이브 또는 공유 드라이브에 저장된 폴더와 모든 문서와 파일은 내부와 외부에서도 파일 공유를 할 수 있다. 공유한 파일을 선택하고 오른쪽 위 공유 아이콘을 클릭한다. 공유 대상자로 개별 사용자나 그룹을 지정하고 뷰어 댓글 작성자 편집자 중 하나로 접근 권한을 선택한다. 다른 사용자와 공유 설정 아이콘을 클릭하고 옵션을 설정한다. 링크 보기 대화 상자에서 제한됨 회사 도메인 링크가 있는 모든 사용자에게 공개 중 하나를 선택하여 접근 권한을 설정한다.

4. 챗봇으로 파일 공유 관리하기

내부인 외부인과 공동으로 작업을 할 때가 있다. 공동 작업을 위해서 구글 드라이브를 이용하여 파일 공유를 하기도 한다. 공유한 파일이나 폴더는 공동 작업 참여자에게 이메일 알림을 통해 전달된다. 많은 공유를 하게 되면 Gmail로 수신된 각종 이메일 더미에서 필요한 파일을 찾아야 한다. Google Workspace에서는 구글 채팅의 챗봇을 활용하여 파일이나 폴더를 효율적으로 관리할 수 있다.

 

챗봇은 구글에서 개발한 지능형 챗봇으로 구글 채팅에서 무료로 사용이 가능하다. 구글 챗봇이 활성화되면 공유된 이벤트 정보를 실시간으로 알려준다. Google Drive 챗봇 안에서는 그동안 공유된 모든 파일을 쉽게 찾을 수 있고 문서를 바로 편집할 수도 있다.