구글 캘린더는 개인 일정용 이외에 별도로 캘린더를 추가로 만들 수 있다. Gmail 드라이브 주소록 Google Meet와 원활하게 공유가 가능하다. 업무용 캘린더를 사용하면 일정 예약 시간을 줄이고 업무 효율을 높이면서 다음 일정을 파악할 수 있다. 스마트폰 PC 태블릿 등 인터넷만 된다면 구글 앱을 통해 어디서든 사용과 수정이 가능해 업무용으로도 많은 사용자들이 이용하고 있다. 구글 캘린더는 PC 전용 앱이 따로 있지 않다. 회사에서는 Microsoft 프로그램을 많이 사용하는데 동기화가 되기 때문에 접근성이 좋다. 개인 일정 캘린더 이외에 회사에서만 사용하는 업무용 캘린더를 만들어보자.
1. 구글 캘린더 업무용 새로 만들기
구글 캘린더를 실행한 다음 왼쪽 하단에 다른 캘린더 항목의 다른 캘린더 추가 버튼을 클릭한다. 업무용 캘린더를 만들기 위해 팝업 메뉴에서 새 캘린더 만들기를 선택한다. 화면이 표시되면 업무용 캘린더 이름과 설명을 입력한다. 화면 왼쪽 하단의 내 캘린더를 확인하면 주황색으로 표시된 업무용 캘린더가 표시된다. 구글 캘린더에서 원하는 날짜 영역을 클릭한 다음 일정 대화상자에서 일정 제목을 입력한다. 캘린더 선택을 업무용 캘린더로 지정하고 저장 버튼을 클릭한다. 캘린더에서 업무용 캘린더만 보기 위해 왼쪽 하단의 개인용 캘린더의 체크박스를 해제한다. 주황색으로 표시된 업무용 캘린더의 일정만 화면에 표시된다.
2. 구글 캘린더 업무 일정 파일로 저장하여 제출하기
구글 캘린더의 업무 일정만 제출하기 위해 화면 하단의 체크박스에서 업무용 캘린더만 체크한다. 업무 일정만 표시되면 설정 메뉴 버튼을 클릭한 다음 설정을 선택한다. 내 캘린더와 설정에서 지정하려는 캘린더를 선택한 다음 캘린더 내보내기 버튼을 클릭한다. 화면 왼쪽 하단에 캘린더 파일이 압축 파일로 저장된다. 압축을 풀어 캘린더 파일을 실행한다. 일정 화면이 표시되고 리스트 형식으로 제목과 일정이 표시된다. 일정에 추가를 클릭한 다음 캘린더를 확인하기 위해 이전 버튼을 클릭한다. 캘린더 형식으로 일정이 표시된다. 업무 일정 표시 부분을 클릭하면 업무 일정을 확인할 수 있다.
3. 구글 캘린더 팀원에게 링크로 일정 전달하기
구글 캘린더의 내 캘린더에서 업무 일정을 공유하려는 캘린더만 체크박스를 클릭한 다음 설정 및 공유를 선택한다. 표시되는 메뉴의 액세스 권한 항목에서 공개 사용 설정을 클릭하여 체크를 표시한다. 캘린더를 공개로 설정하면 누구나 구글 검색을 통해 모든 일정을 확인할 수 있다는 주의 메시지가 표시되면 확인 버튼을 누른다. 공유한 링크 받기 버튼을 클릭하면 공유 가능한 캘린더 링크 주소가 표시된다. 링크 복사를 하고 링크 주소를 메일이나 메신저를 이용하여 참가자에게 캘린더 링크를 전달한다. 전달받은 링크를 클릭하면 캘린더 추가 대화상자가 표시된다. 캘린더 추가를 위해 추가 버튼을 누른다.
4. 구글 캘린더 업무 일정 공개 게시하기
구글 캘린더의 내 캘린더에서 업무 일정을 공유하려는 캘린더만 체크박스를 클릭한 다음 설정 및 공유를 선택한다. 표시되는 메뉴의 액세스 권한 항목에서 공개 사용 설정을 클릭하여 체크를 표시한다. 하단의 캘린더 통합 옵션에서 맞춤 설정 버튼을 클릭한다. 게시할 캘린더가 미리 보기 형태로 표시된다. 왼쪽 화면에서 캘린더의 형태나 색상 크기를 설정한다. 설정이 완료되면 오른쪽 상단의 삽입 코드 복사 버튼을 클릭하여 삽입 코드를 복사한다. 복사한 삽입 코드를 인터넷 게시판에 붙여 넣는다. 업무용 캘린더가 공개되는 것을 확인할 수 있다.
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