구글 Gmail 업무 활용의 최적의 방법

구글 Gmail은 업무용 메일로 사용하기에 최적의 메일 서비스이다. 구글 주소록에 등록된 사용자에게 쉽게 메일을 보낼 수 있고 중요한 보안 메일의 경우 사용자 인증을 통하여 한층 강화된 보안 설정이 가능하다. Gmail은 스팸이나 위험한 링크가 받은 편지함에 도달하기 전에 차단해 준다. 의심스러운 메일이 도착하면 알림을 보내주어 사용자가 직접 관리할 수도 있다. 대화 형태 보기 라벨 활용으로 메일 분류하기 기능과 구글의 많은 서비스와 연동하여 사용할 수 있는 가장 강력한 장점을 가지고 있다. 구글 Gmail을 사용할 수 있는 방법을 알아보자.

1. 구글 Gmail 이용하여 메일 보내기

구글 주소록에 수신자가 등록되어 있다면 손쉽게 받을 사람을 검색하고 메일을 전송할 수 있다. 구글 Gmail을 이용하여 메일을 전송해 보자. 구글 Gmail로 메일을 보내기 위해 구글 앱에서 Gmail 버튼을 클릭한다. Gmail이 실행되면 편지 쓰기 버튼을 클릭한다. 새 메일 창이 표시되면 받는 사람 항목에서 발송할 사람을 지정한다. 구글 주소록에 사용자를 저장하였다면 성만 입력해도 보낼 사용자를 제시한다. 메일 입력창에 보낼 메일의 내용을 입력한다. 중요한 문장의 경우에는 드래그하여 서식 지정 옵션 버튼을 클릭한 다음 굵게 또는 밑줄 버튼을 클릭하여 강조한다. 보내기 버튼을 클릭하여 메일을 전송한다.

2. 구글 Gmail 예약 메일 전송하기

비즈니스 메일의 경우 일정이나 수신자의 상황에 맞춰 날짜를 선택하여 예약 메일을 보내야 하는 경우가 있다. 구글 Gmail 특정한 날짜를 예약하여 예약 메일을 방법이 있다.. 메일을 예약하려면 보내기 버튼의 팝업 버튼을 클릭한 다음 보내기 예약을 클릭한다. 보내기 예약 대화상자가 표시되면 아침이나 오후 등 시간을 선택할 수 있다. 날짜 및 시간 선택 버튼을 클릭하여 시간과 날짜를 지정한다. 날짜 및 시간 선택 대화상자가 표시되면 메일을 보낼 날짜를 선택한 다음 보내기 예약 버튼을 클릭한다.

3. 구글 Gmail 드라이브 활용하여 대용량 파일 보내기

구글 Gmail은 25MB 이상의 대용량 첨부 파일을 보낼 경우에는 드라이브에 첨부 메일을 저장한 다음 첨부된 메일이 전송된다. 대용량 파일을 첨부하고 전송하는 방법에 대해 알아보자. 대용량 파일을 첨부하기 위해 파일 첨부 버튼을 클릭한다. 열기 대화상자에서 첨부 파일을 선택한다. 25MB 이상의 큰 파일인 경우에는 구글 드라이브로 공유해야 한다는 메시지가 표시된다. 확인 버튼을 클릭하면 대용량 파일이 메일에 첨부된다. 메일을 전송하기 위해 보내기 버튼을 클릭한다. 대용량 파일을 수신자가 열기 위해서는 수신자에게 파일 액세스 권한을 부여해야 한다는 메시지가 표시된다. 보내기 버튼을 클릭한다.

4. 구글 Gmail 라벨 이용하여 그룹화하기

업무상 많은 메일을 수신할 경우 메일 확인을 놓치는 경우가 발생한다. 구글 Gmail에서는 중요한 메일인 경우 라벨 기능을 이용해 그룹으로 묶어 놓으면 손쉽게 해당 메일만 확인할 수 있다. 라벨 기능을 이용한 그룹화 방법을 알아보자. 새로운 라벨을 만들기 위해 새 라벨 만들기를 선택한다. 새 라벨 대화상자가 표시되면 이름을 입력한 다음 만들기 버튼을 클릭한다. 화면 왼쪽 편지함 목록에 새로 만든 라벨 이름이 표시된다. 만들어진 라벨로 이동하려는 메일을 선택한 다음 라벨 버튼을 클릭한다. 라벨을 체크하고 적용을 클릭한다. 새로 만든 라벨을 클릭하면 이동시킨 메일을 확인할 수 있다.