구글 채팅 다양한 활용법 정리

구글 채팅은 Google Workspace 업무용 핵심 서비스에 포함된 통합형 실시간 커뮤니케이션 협업 도구이다. G Suite에서 제공했던 행아웃 채팅이 구글 채팅으로 바뀌면서 업그레이드된 것이다. Google Workspace에서 구글 채팅은 Gmail에 통합된 서비스와 단독 서비스 형태로 제공된다. 구글 채팅은 일대일 대화 그룹 대화에 이르기까지 개인 또는 그룹이 쉽고 효율적으로 협업할 수 있도록 설계되었다.

1. 구글 채팅 일대일 대화하기

도메인 내부 외부 사용자를 대상으로 채팅을 할 수 있고 채팅할 사용자를 찾아서 추가하면 된다. 이전의 기본 행아웃에서 제공한 기능과 같다. 채팅 시 텍스트 전송 외에도 로컬 파일 전송 구글 드라이브 파일 전송 구글 Meet 이모티콘 전송 등이 가능하다. 대화중 화상 회의나 화면도 바로 공유할 수 있다. 화상 회의 추가 버튼을 누르고 메시지를 보내면 화상 회의를 만들고 참여할 수 있다. 여러 명의 사용자와 그룹 대화도 할 수 있는데 그룹 대화는 내부 사용자 대상으로만 대화가 가능하다. 외부 도메인 사용자와 그룹 대화를 할 경우 채팅방을 생성한 후 외부 사용자를 초대하면 된다.

2. 구글 채팅 만들기

구글 채팅에서 가장 중요한 기능의 하나는 채팅방이다. 업무를 위한 가상 작업 공간이라고도 하는데 채팅방의 참가자로 도메인 내부 또는 외부 사용자를 추가할 수 있고 파일 관리 일정 관리 문서 공유와 편집 기록을 할 수 있다. 채팅방의 참가자로 구글 그룹을 추가할 수도 있다. 참가자로 그룹을 추가하면 그룹 멤버에게 자동으로 초대 메일이 전송된다. 초대된 사용자는 이메일 본문에서 구글 채팅에서 열기 버튼을 클릭하여야만 채팅방 참가자로 참여할 수 있다. 그룹으로 초대되면 참가자는 참여를 결정하기 전에 미리 보기 기능을 통해 채팅방의 대화를 미리 확인할 수 있다.

3. 구글 채팅 문서 공유하기

구글 채팅에서는 구글 드라이브 문서를 공유할 수 있다. 채팅방에서 공유하는 문서는 채팅방 참여자에게 자동으로 권한 부여가 된다. 참여자를 일일이 지정하여 권한을 부여하는 시간을 줄인다는 장점이 있다. 이 기능은 채팅방에서 유용하게 사용되는 기능 중 하나이다. 공유한 문서나 파일은 채팅방의 파일 탭에서 일괄 관리할 수 있다. 또한 공유한 파일을 보내기 전에 채팅 참여자의 공유 수준을 선택할 수 있다.

4. 구글 채팅 알림 기능

구글 채팅은 알림에 대한 중요한 관리 기능을 제공한다. 중요한 토론을 놓치지 않도록 대화에 대한 모든 알림을 수신하도록 선택할 수 있다. 또는 대화를 줄이고 사용자가 언급될 때에만 알림을 받을 수도 있다. 새 항목에 대한 알림을 받지 않으려면 Gmail 대화형 메일에서 숨기기 하는 것과 같이 대화를 알림 끄기 할 수 있다.

5. 구글 채팅 외부 도메인 사용자와 채팅하기

외부 참여자와 채팅하려면 외부 참여자가 구글 계정이 있어야 한다. 즉 Google Workspace 사용자이거나 Gmail 계정이 있어야 한다. 외부 참여자가 Google Workspace 사용자라면 해당 참여자의 관리자가 구글 채팅을 사용하도록 설정해야 한다. 그렇지 않으면 외부 참여자는 초대를 받지 못하고 채팅방에 참여하거나 채팅 메시지에 답장을 입력할 수 없다. 메시지나 채팅방에 외부 참여자를 추가할 때 개인 정보 보호와 서비스 약용 방지를 위해 해당 참여자를 바로 추가하지 않고 먼저 초대만 한다. 초대된 참여자는 이메일 초대장을 받게 되고 사용자의 채팅 목록과 채팅방 둘러보기 화면에 초대받았다는 메시지가 표시된다. 참여자가 원치 않은 메시지를 받으면 발신자를 차단하고 신고할 수 있다.