기업용 Gmail 활용하기

Google Workspace는 협업에 필요한 핵심 도구를 한곳에 모았다. Gmail에는 많은 기능이 있다. 특히 Google Workspace에서는 통합된 업무 도구가 제공되면서 효율을 높일 수 있는 많은 기능이 추가되었다. Gmail은 생산성 향상을 위하여 인공지능 기술을 가장 많이 적용한 서비스 중 하나이다. 많은 시간을 들이지 않아도 중요한 메일을 자동으로 분류하고 효율적으로 처리할 수 있다. 이러한 기능을 잘 활용하면 업무 효율을 높일 수 있다.

1. Gmail 후속 조치 기능

Gmail을 사용하다 보면 받은 편지함에 메일이 넘쳐나 제때 답장을 놓치거나 오래전에 중요한 메일을 보냈는데 답장을 받지 못한 경우 후속 조치가 필요할 수 있다. 이럴 때 넛지라는 기능을 사용하면 된다. 사용자가 놓치고 있었던 중요한 이메일 중에서 후속 조치가 필요할 때 메일을 자동으로 찾아서 표시하는 기능이다. 사용자는 기본적으로 후속 조치가 필요한 메일 표시를 사용으로 설정할 수 있다. 또한 설정 메뉴에서 사용을 중지할 수도 있다.

2. Gmail 발신자 IP 추적 피하기

Gmail 시스템에는 상대방의 발신자 IP 추적을 막는 방법을 제공한다. 대부분의 이메일 서비스 시스템은 수신 확인 기능을 제공한다. 보낸 메일을 수신자가 읽었는지를 확인하는 방법으로 이메일 본문 안에 보이지 않는 이미지를 삽입하여 전송한다. 수신자가 이메일을 읽을 때 해당 이미지 파일에서 자동으로 접근하게 되는데 수신자의 IP 주소나 기타 브라우저 정보 등이 노출될 수 있다. Gmail에서는 의도하지 않은 IP 추적을 막는 방법으로 메일 내용에 포함된 이미지 표시 여부를 선택할 수 있다. 외부 이미지를 자동으로 표시하지 않게 설정하려면 설정 아이콘을 누른 다음 모든 설정 보기 버튼을 선택한다. 기본 설정 탭의 이미지 항목에서 외부 이미지를 표시하기 전에 확인을 선택하면 된다.

3. Gmail 태깅 활용하여 기록하기

기록의 핵심은 시간 흐름에 대한 기록이다. 디지털 자료 중에 법적인 증거 자료로 효력을 발휘할 수 있는 것 중에는 이메일이 있다. 이메일은 상호 커뮤니케이션 용도 만 아니라 과거 기록을 보관하는 도구로도 활용할 수 있다. 기록하는 데 Gmail 만큼 유용한 도구는 없을 것이다. 이메일 주소를 이용하여 태깅 할 수 있는데 메모용 앱인 Google Keep을 사용하면 된다. 그때그때의 기록을 한다. 메모한 내용은 장기 보관을 위해 사용자의 이메일로 보낸다. 기록을 위한 용도라면 이메일을 보낼 때 이메일 주소+기록@gmail.com 형식으로 보내면 된다.

4. Gmail 비밀 모드 활용하기

특별하게 보안을 요구하는 이메일을 주고받는 경우가 있다. 이메일을 주고받는 중간에 타인이 읽거나 타인에게 전달될 수도 있다. Gmail의 비밀 보드는 보안을 요구하는 이메일을 전송할 때 사용된다. 이메일에 유효 기간을 지정하여 보낼 수 있고 유효 기간이 끝나면 해당 이메일은 받은 편지함에서 자동으로 삭제된다. 유효 기간 동안에는 해당 이메일 내용을 다른 사람에게 전달할 수 없고 본문을 내려받거나 복사 프린트할 수도 없다. 따라서 보안을 요구하는 중요한 이메일을 보내고자 할 경우에는 비밀 모드로 전송하면 된다.