구글 공유 드라이브 사용법 알아보기

구글 드라이브의 공유 드라이브는 업무 중 공동 작업을 할 수 있도록 한 공유 공간이다. 구글 드라이브에서 팀 단위 공동 작업을 위해 필요했던 기능을 보완하고자 새롭게 추가한 서비스이다. 장소에 상관없이 어느 기기에서나 파일을 쉽게 저장 검색 접근할 수 있는 장점이 있다.

1. 공유 드라이브 사용자와 활동 관리

Google Workspace 관리자는 공유 드라이브와 사용자를 관리할 수 있다. 폴더를 공유 드라이브로 이전하고 기타 기능을 수행할 수도 있다. 도메인 또는 특정 조직 단위로 드라이브를 설정해야 한다면 관리자는 사용자가 조직 외부에 파일을 공유할 수 있는지를 제어할 수 있다. 관리자 콘솔에서 조직 단위로 사용을 제한할 수 있는데 Google Workspace에서 모든 사용자에게 사용을 제한하려면 관리 콘솔에서 공유 드라이브 생성 옵션에서 각 사용자 범위별 사용 제한을 설정해야 한다. 관리 콘솔에서 Google Workspace 드라이브 및 문서 설정 공유 설정으로 이동 후 생성 항목에서 필요한 설정을 결정한다.

2. 공유 드라이브 작업 기능 알아보기

공유 드라이브에서는 업무에 필요한 작업을 할 수 있다. 팀 폴더를 공유한 사용자는 파일을 생성 수정 추가는 할 수 있으나 삭제는 못하도록 참여자 권한 옵션을 지정할 수 있다. 또한 폴더를 만들고 사용자를 추가하면 추가한 사용자는 본인의 공유 드라이브에 자동 푸시 된다. 반대로 추가한 사용자를 제거하면 제거된 사용자의 공유 드라이브는 해당 폴더가 자동으로 사라진다. 팀 폴더 안에서 삭제된 파일은 팀 폴더 전용 휴지통에 30일간 유지되는데 30일 동안 파일을 복구하거나 영구 삭제가 가능하다.

3. 공유 드라이브 사용자 관리

공유 드라이브에 폴더를 만든 사람은 구글 그룹스를 통해 권한을 관리하고 부여할 수 있다. 그룹스에 사용자 추가 시 추가한 사용자의 드라이브는 자동 표시된다. 반대로 그룹스 사용자 탈퇴 시 탈퇴한 멤버로부터 공유된 드라이브는 자동으로 제거된다. 폴더 공유를 위한 멤버 추가는 해당 폴더를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 멤버 관리에서 사용자를 추가할 수 있다. 소속된 사용자가 생성하는 모든 문서의 개별 소유권 개념은 없다.

 

사용자가 생성한 모든 파일의 삭제 권한은 관리자와 콘텐츠 관리자에게 있다. 이전 구글 드라이브에서는 처음 소유자가 생성한 파일과 폴더를 공유 받은 사람이 마음대로 삭제하거나 폴더가 사라지는 현상은 이제는 발생하지 않는다.

4. 공유 드라이브 강화된 기능

Google Workspace에서는 보안 강화를 위한 기능을 제공한다. 민감한 콘텐츠를 보호하는 데 도움이 되는데 웹에서만 사용할 수 있다. 이 기능을 사용하면 사용자가 설정을 수정하여 공유된 드라이브의 파일을 외부 도메인 사용자와 공유하거나 속하지 않은 사용자와 공유할 수 있고 댓글 작성자와 뷰어가 내려받기 복사 인쇄를 할 수 있다. 이 설정을 수정하라면 사용자는 드라이브에 대한 전체 접근 권한이 있어야 한다.

 

Google Workspace의 관리자는 자신의 도메인이나 팀 단위에서 새로 생성된 드라이브에 대한 기본 설정을 다음과 같이 지정할 수 있다. 도메인 내의 사용자가 드라이브를 새로 만드는 것을 차단할 수 있고 전체 접근 권한이 있는 사용자가 설정을 수정하지 못하도록 차단한다. 또한 외부 사용자가 파일에 접근하지 못하도록 차단할 수도 있다.

5. 공유 드라이브 보호 설정에 대한 정보

Google Workspace 관리자는 개별 공유 드라이브 설정을 수정할 수 있다. 드라이브의 보호가 이전에 적용된 문서 수준 보호보다 더 제한적이라면 공유 드라이브 보호가 우선 적용된다. 즉 설정을 적용하면 일부 사용자가 문서에 접근하지 못할 수 있다. 문서는 공유 드라이브에 있는 동안만 적용된 보호 기능을 따르므로 다른 위치에 이동하게 되면 보호 기능이 함께 이동하지는 않는다. 그러나 이전의 모든 보호 장치는 계속 적용된다.