구글 주소록은 단순하게 연락처를 저장하는 것이 아닌 사용자를 효율적으로 그룹화하여 분류한다. 파일로 저장하여 공유하는 것도 가능하고 협업을 통한 업무 효율을 극대화할 수 있어 직장에서 유용하게 사용한다. 업무와 관련된 연락처를 정리하고 기본적인 주소록 기능은 물론 가장 자주 연락하는 사용자 그룹에 빠르게 메시지를 보낼 수 있다. 저장한 연락처는 구글 주소록과 PC 및 모바일 기기와 동기화된다. 스마트폰을 교체하더라도 동기화가 되어있기 때문에 연락처를 그대로 가져올 수 있는 장점이 있다.
1. 구글 주소록 사용자 등록하기
구글 주소록에 사용자를 등록해 보자. 등록하려는 사용자의 이름과 소속 메일 주소와 연락처를 입력하여 연락처를 등록한다. 구글 앱 버튼을 클릭한 다음 주소록을 클릭한다. 주소록 화면이 표시되면 주소록에 연락처 만들기 버튼을 클릭해 사용자를 추가한다. 팝업 메뉴에서 연락처 만들기를 선택한다. 새 연락처 만들기 대화상자가 표시되면 연락처를 추가하려는 사용자의 이름 소속 이메일 연락처를 입력한 다음 저장 버튼을 클릭한다. 입력한 사용자의 정보를 확인하는 대화상자가 표시되면 입력 정보를 확인한 다음 닫기 버튼을 클릭한다. 주소록 리스트에 입력한 사용자가 추가됨을 확인할 수 있다.
2. 구글 주소록 그룹 분류 라벨 만들기
구글 주소록에 등록된 사용자가 많아지면 그룹별로 분류하여 관리하는 것이 좋다. 해당 그룹만 선택해 메일을 보내거나 연락처 공유가 가능하기 때문이다. 라벨 기능을 사용하여 그룹별로 분류해 보자. 주소록에 저장된 사용자의 그룹을 분류하기 위해 라벨 만들기를 선택한다. 라벨 만들기 대화상자가 표시되면 그룹명을 입력한 다음 저장 버튼을 클릭한다. 해당 그룹명으로 묶기 위해 연락처 리스트에서 같은 그룹 사용자의 체크박스를 체크한 다음 라벨관리 버튼을 클릭한다. 라벨관리 버튼을 클릭하면 방금 만든 그룹명이 메뉴에 표시된다. 팝업 메뉴에서 생성된 그룹명을 클릭한 다음 적용을 클릭한다.
3. 구글 주소록 사용자 선택하여 메일 보내기
구글 주소록에서 메일을 보낼 사용자를 선택한 다음 Gmail을 이용하여 메일을 바로 보낼 수 있다. 여러 명의 사용자에게 한 번에 메일을 보낼 수 있어 편리하다. 구글 주소록에서 메일을 보낼 사용자들을 클릭하여 선택한 다음 메일 보내기 버튼을 클릭한다. Gmail이 실행되며 선택된 사용자들이 받는 사람으로 지정된다. 보낼 메일 내용을 입력한 다음 보내기 버튼을 클릭하여 메일을 전송한다.
4. 구글 주소록 선별하여 공유하기
그룹으로 분류된 사용자 연락처를 파일로 저장한 다음 구글 드라이브에 저장하여 다른 사용자에게 공유할 수 있다. 구글 주소록에서 연락처 그룹을 공유하기 위해 왼쪽 화면에서 내보내기를 선택한다. 연락처 내보내기 대화상자가 표시되면 연락처 팝업 버튼을 클릭한 다음 공유하려는 연락처 그룹을 선택한다. 원하는 파일 형식을 선택하고 내보내기를 클릭한다. 연락처 파일이 다운로드 되어 저장된다. 다운로드 된 파일을 구글 드라이브로 저장하기 위해 구글 앱에 드라이브를 클릭한다. 연락처 파일을 구글 드라이브로 드래그한 다음 더블클릭하여 불러온다. 그룹 연락처가 스프레드시트 형태로 표시된다. 파일공유를 위해 추가 작업 버튼을 클릭한 다음 공유를 선택한다. 공유할 사용자를 선택하고 보내기 버튼을 클릭한다.
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